شرکت در جلسات بیمارستان همیشه یکی از فعالیت های معمول شاغلین در بیمارستان است. کمیته های بیمارستانی، جلسات درون بخشو جلسات مدیران بخشی از جلسات رایج در بیمارستان هستند. شرکت در جلسات وقت و انرژی زیادی طلب می کند و اگر به اصول مدیریت جلسات دقت نشود ای بسا که نتایج زیادی هم در پی نداشته باشد.
مشکلات برگزاری جلسات در بیمارستان
• طولانی شدن جلسات و خستگی افراد
• دیر شروع شدن جلسات
• خروج زود هنگام و ورود با تأخیر مدعوین
• ابهام درمورد اهدف جلسه
• عدم تناسب بین زمان و مفاد دستور جلسه (طرح موضوعات مهم و چالشی در زمان محدود و یا اختصاص جلسه طولانی برای موضوعات سطحی)
• ضعف درتهیه مدارک و اسناد مرتبط با موضوع
• خروج ازموضوعات مطروحه توسط مدیریت یا اعضاء جلسه
• کم حرفی و یا پرحرفی برخی ازشرکت کنندگان
• صحبت کردن اعضاء با یکدیگر یا با تلفن در حین جلسه
• صحبت بیش از حد مدیر جلسه و دخالت دادن نظرات شخصی
• انتقاد ناپذیری بودن مدیران و مسئولان
• نگرش منفی نسبت به حل مشکلات و یا قدردانی از تلاشهای افراد
• عدم تعهد برگزارگنندگان جلسات به ارائه بازخورد درمورد خروجی جلسات به شرکت کنندگان
• مشکلات ارتباطی
• بحث و جدل اعضای جلسه
• دعوت از افراد زیادی که ارتباطی با موضوع ندارند و تشکیل جلسات با تعداد زیاد شرکت کننده
• تشکیل جلسات با تعداد کم شرکت کننده و عدم دعوت از افراد خبره و ذی نفع
• تعارفات زیاد و تشکرات و قدردانیهای مکرر
• عدم رعایت زمانبندی در جلسات
چه کسانی باید در جلسات بیمارستان حضور داشته باشند؟
طبیعی است فردی که احساس می کند ارتباطی با موضوع ندارد و دعوت او بی جهت بوده است، تمایلی به مشارکت سازنده در مباحث جلسات ندارد. لذا بهتر است برای دعوت از افراد، ملاکهای دقیقی مدنظر قرارگیرد.
• دارا بودن دانش راجع به موضوع جلسه
• دارا بودن تعهد نسبت به حل مسأله
• اشراف به موضوع و داشتن اختیار لازم برای مشارکت در تصمیم¬گیری
• دارا بودن وقت کافی برای شرکت در جلسه
• داشتن تجربه، نظرات و ایده¬های متفاوت
• استقلال در اظهار نظر
جلسه دارای نتیجه چه ویژگی های دارد؟
بحثهایی که در جلسات بیمارستان مطرح می شوند جزء دانش سازمان محسوب شده ولی نتیجه جلسه نیستند؛ بلکه ۲ چیز نتیجه جلسه است:
۱٫ تصمیم هایی که گرفته میشوند
۲٫ لیست اقداماتی که باید انجام شوند.
انواع جلسات را بشناسید؟
جلسات درون بیمارستان را براساس هدف یا بر اساس برنامه زمانی برگزاری آنها، می توان به صور متفاوتی طبقه بندی نمود. گاهی هدف از جلسه تبادل اطلاعات و گزارش‌دهی است و گاهی توجیه و قانع کردن دیگران برای انجام کار و گاهی تصمیم‌گیری درمورد یک مساله است.
بطور کلی جلسات را به ۴ نوع می توان تقسیم نمود:
۱٫ جلسه حل مساله: مساله می‌تواند شامل ابهام درمورد یکسری برنامه های جدید یا تضاد درمورد تقسیم کارها باشد و آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد. بسته به ماهیت مسئله، این جلسات می توانند در سطوح خرد یا کلان تشکیل شود.
جلسه حل مسائلی مانند مشکلات پرستاران در بخش ها یا افزایش حجم کارها به دلیل کمبود نیروی انسانی و نظایر آن تنها زمانی خوب جواب می‌دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد. معمولاْ جلسات حل مساله لازم است افراد دارای دانش و تخصص مرتبط با جلسه با دیدگاه های مختلف، دعوت شوند.
۲٫ جلسه سیاستگذاری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است در حالی که در یک جلسه سیاستگذاری فشار برای اتخاذ تصمیم نهایی است. در این جلسات باید ذی نفعان اصلی که وظیفه حمایت و یا اجرای سیاست را برعهده دارند حضور داشته باشند. قبل از جلسه باید اطمینان حاصل شود که همه افراد از نحوه تصمیم‌گیری آگاه هستند و آن را قبول دارند.
جلسات تدوین آئین نامه ها و دستورالعمل یا سیاست های تخصیص منابع بیمارستان از این دست هستند.
۳٫ جلسه گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی و یا جلسات آموزشی: درصدی از جلسات بیمارستان مخصوص گزارش‌دهی و استفاده از اطلاعات است. مبادله اطلاعات، حکم اکسیژن برای هر بیمارستان است. تعاملات این جلسات یکطرفه بوده و محدودیتی در تعداد شرکت کنندگان وجود ندارد.
۴٫ جلسه ارزیابی و ارائه بازخورد: پویایی جلسات بازخورد، متفاوت از جلسات گزارش‌دهی است و در این جلسات امکان تعامل دوطرفه وجود دارد. در چنین جلساتی افراد جهت اظهارنظر و ارائه پیشنهاد به جلسه دعوت می شوند؛ لذا باید از دعوت سیاسی یا احساسی افراد اجتناب نمود و تنها افراد صاحبنظر درمورد موضوع جلسه باید دعوت شوند.
این‌گونه جلسات ارزشمند هستند چرا که هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارد. برخلاف جلسات گزارش‌دهی، جلسات بازخور باید سازمان‌یافته و برنامه‌ریزی شده باشد تا بتوان شرایط حداکثر استفاده از مشارکت صاحبنظران را فراهم آورد.
سازماندهی جلسات
بهتر است افراد فرصت یابند که حتما بسته به موضوع چند دقیقه صحبت کنند. سکوت محض یک فرد در کل جلسه یا نشان از دعوت نامناسب وی است یا اینکه مجال اظهار نظر به ایشان داده نشده است؛ لذا وقت دادن به افراد توسط مدیر جلسه خیلی مهم است.
دیدگاهتان را بنویسید